Desafios no processo de contas a paga

As contas a pagar são um elemento-chave no balanço patrimonial de uma empresa. Gerenciar contas a pagar é importante para controlar o fluxo de caixa de uma empresa. Uma empresa que possui um processo de contas a pagar bom e simplificado economiza muito dinheiro ao eliminar ou minimizar taxas de atraso de pagamento, multas e juros. A empresa também economizará dinheiro aproveitando descontos para pagamento antecipado e imediato.

Um processo de contas a pagar bem gerenciado também é importante para uma empresa porque a ajuda a manter um bom relacionamento com seus fornecedores.

Cada processo de negócio tem os seus desafios, e o processo de contas a pagar não tem sido isento de desafios. Alguns dos desafios que afetam o processo de contas a pagar são discutidos abaixo:-

Pedidos ausentes

Uma empresa precisa acompanhar os pedidos de compra que emitiu para seus fornecedores. Pedidos de compra perdidos geralmente levam à emissão de pedidos duplicados e criam espaço para compras não autorizadas. A falha em manter um registro ou acompanhamento dos pedidos de compra torna difícil para as empresas acompanhar os bens e serviços encomendados, bem como os preços acordados com os fornecedores.

Entrada manual de dados

A entrada manual de datas no processo de contas a pagar aumenta as chances de cometer erros e equívocos. O processo de contas a pagar envolve muita entrada de dados, que inclui a inserção de detalhes da fatura do vendedor, a aprovação da fatura e o processamento de pagamentos. Quaisquer erros neste processo podem levar a cálculos e pagamentos incorretos que podem ter um impacto negativo no fluxo de caixa do negócio. A entrada manual de dados desperdiça tempo, especialmente quando se trata de rastrear e corrigir erros.

Processamento lento e ineficiente

A entrada manual de dados e o processamento do processo de contas a pagar são demorados. Ter uma forma lenta e burocrática de processamento, aprovação e liquidação de faturas pode levar a empresa a perder dinheiro por não aproveitar os descontos antecipados. O processo ineficiente de contas a pagar também pode levar a compras não autorizadas que, na verdade, perdem as tão necessárias finanças da empresa.

Registros manuais

Muitas empresas mantêm registros manuais nos processos contábeis. A transação de compra típica produz dois documentos, ou seja, o pedido de compra e a fatura do vendedor. Toda e qualquer compra aumenta os registros de contas a pagar a serem mantidos e mantidos, o que dificulta o rastreamento de documentos. Estes registos manuais também são suscetíveis de perdas ou danos, por exemplo, em caso de incêndio ou inundação.

Gerenciando faturas

Uma empresa que realiza muitas transações achará fácil perder o controle das faturas do vendedor e de suas datas de vencimento. Não ser capaz de rastrear faturas e liquidar prontamente o prazo geralmente prejudica o relacionamento da empresa com seus fornecedores. Uma empresa pode incorrer em custos desnecessários quando perde a confiança do fornecedor, porque esse fornecedor pode não conceder mais condições de pagamento flexíveis à empresa.

Esses são alguns dos desafios que as empresas enfrentam ao lidar com contas a pagar. Alguns destes desafios podem ser resolvidos ou eliminados através da implementação de algumas medidas que serão discutidas a seguir.