Como funcionam as taxas de juros no financiamento de faturas e quanto é adiantado?

Em vez de esperar 30 a 90 dias, um financiador de fatura pode pagar adiantado a maior parte do valor da fatura, e a taxa de juros é o valor cobrado por este serviço. As taxas de juros estão frequentemente vinculadas às taxas básicas que o banco pagará pelo empréstimo de dinheiro, como a LIBOR, bem como a uma taxa de administração.

Em primeira instância, os credores financeiros de recebíveis podem adiantar cerca de 90% do valor da fatura, seja por meio de desconto na fatura ou factoring. Assim que as faturas forem pagas pelo cliente final, o mutuário receberá a diferença restante, excluindo taxas de juros e taxas de administração. Mesmo que a empresa tenha acordos financeiros existentes, como um empréstimo bancário ou cheque especial, o desconto na fatura ou o factoring ainda podem funcionar para uma empresa.

Normalmente, um credor analisará o negócio antes de implementar um factoring ou financiamento de fatura. Eles podem auditar os registros financeiros da empresa e listar os clientes aprovados, e a decisão depende de implicações legais e contratuais, como títulos e credores existentes.

Quais são as desvantagens do financiamento de contas a receber?

• O lucro das mercadorias é reduzido à medida que o fator deduz uma determinada quantia do valor das contas a receber, a título de honorários pelo serviço prestado. Além disso, também são cobrados juros sobre o adiantamento realizado em alguns casos, o que resulta em lucro cessante sobre o valor final.

• Riscos como a qualidade do crédito do fator estão além do controle do vendedor. Um fator pode retirar adiantamentos de crédito devido a más classificações de crédito de uma parte em questão.

• Após o desconto de uma conta a receber, o vendedor deixa de ter direito ao recebimento do pagamento do cliente. O vendedor também não tem controle sobre as dívidas contábeis. Este ativo não pode mais ser fornecido como garantia na aquisição de outro tipo de financiamento.

• No caso de factoring com recurso, a responsabilidade do vendedor não é totalmente isenta. Se um financiador não conseguir recuperar a sua dívida do fator, então ele tem o direito legal de obtê-la do vendedor. Isso deixa o vendedor responsável pelo pagamento do fator, em caso de não pagamento. Tal situação impactaria projetos empresariais já em execução.

• Os fatores têm um custo e podem ser mais caros do que outras formas de financiamento.

• O comprador pode não estar disposto a envolver um terceiro ou credor, devido aos seus métodos de negociação profissionais e rigorosos. As agências enviam lembretes semanais aos compradores sobre suas dívidas, o que resultará na perda do toque pessoal que pode apresentar uma imagem negativa do vendedor. Devido a isso, o comprador pode considerar mudar de fornecedor, o que será prejudicial para o vendedor.

Qual é o custo de um instrumento de financiamento de contas a receber?

A empresa deve sempre ler a carta de oferta e observar todos os custos (incluindo os seguintes):

• Custos de desconto

• Taxas de serviço ou de gestão (incluindo a taxa de serviço mínima que normalmente é derivada como uma % da taxa de serviço)

• Encargos de auditoria

• Cobranças de re-fatoração

• Custos transacionais

• Período de notificação para término do serviço e taxas associadas

• Custos anuais de serviço

• Custos da conta fiduciária

• Custos adicionais para serviços como proteção de crédito

Quais são as vantagens do financiamento de recebíveis?

• Os vendedores não precisam esperar pelo pagamento da fatura, pois os fatores pagam as faturas antes do vencimento da fatura com descontos desejáveis.

• A venda antecipada de recebíveis diminui as posições de risco associadas aos devedores.

• Os vendedores conseguem gerir melhor o seu fluxo de caixa e não têm de se preocupar em colmatar lacunas de liquidez, uma vez que o financiamento de contas a receber ajuda a libertar a liquidez retida.

• O factoring de recebíveis permite que as empresas expandam seus negócios, permitindo aos devedores prazos de crédito prolongados.

• Os vendedores também recebem conselhos criteriosos sobre fatores sobre a capacidade de crédito dos devedores, o que os ajuda a fechar melhores negócios no futuro.

• O financiamento de contas a receber inclui a conversão das dívidas de uma empresa em dinheiro sem causar quaisquer efeitos indesejados nos negócios da empresa.

O que é desconto em fatura?

As soluções de desconto de contas a receber tendem a se concentrar na redução do ciclo de conversão de caixa do vendedor, em vez de abranger aspectos de gestão e cobrança de dívidas.

O grau de divulgação ao devedor neste tipo de facilidade varia, desde a divulgação completa até à não divulgação, dependendo do nível de conforto que o comprador tem dos valores a receber relativamente à natureza e posição do vendedor. Na maioria dos casos, quanto maior for o controle que a entidade financiadora/compradora dos recebíveis conseguir ter sobre o processo, melhores serão as condições de desconto oferecidas.

Uma facilidade de desconto de valores a receber sem divulgação ao devedor concederá ao vendedor dos valores a receber total confidencialidade e, portanto, evitará riscos para a reputação. A maioria dos descontos de contas a receber ocorre sem recurso ao vendedor, de modo a garantir o desreconhecimento das contas a receber do balanço do vendedor (a chamada “venda real”), mas o recurso é normalmente retido para disputas comerciais, por exemplo, quando o comprador se recusa a pagar porque o bens ou serviços estão com defeito. Leia mais sobre desconto em faturas AQUI .

O que é factoring?

As soluções de factoring oferecem ao vendedor de uma conta a receber um serviço mais amplo do que apenas o adiantamento de fundos para encurtar o seu ciclo de conversão de caixa, uma vez que a entidade que compra a conta a receber também normalmente assumirá a responsabilidade de cobrar a dívida.

O factoring pode assumir diversas formas. Por exemplo, um factor pode concordar, sujeito a limites, em comprar a totalidade dos recebíveis de um vendedor. Isso é conhecido como factoring de giro total. Por outro lado, um fator pode selecionar quais faturas deseja comprar. Pode ser com ou sem recurso ao vendedor e pode ou não ser notificado ao comprador ou devedor.

A grande maioria do factoring é nacional e as faturas individuais são muitas vezes de baixo valor. O factoring transfronteiriço é possível usando o sistema de dois fatores. Um fator está no país do comprador (conhecido como 'Fator de Importação') e o outro no país do vendedor (conhecido como 'Fator de Exportação'). Os dois Fatores estabelecem uma relação contratual ou correspondente de atendimento ao comprador e ao vendedor respectivamente, sob a qual o Fator de Importação, em vigor, garante o recebimento de recursos do importador e remete o pagamento ao Fator de Exportação. Normalmente, os dois fatores utilizam uma estrutura estabelecida, como as Regras Gerais para Factoring Internacional (GRIF), fornecidas pela FCI. Leia mais sobre factoring AQUI 

O que é necessário para o financiamento de faturas?

Existem três partes envolvidas diretamente no financiamento de contas a receber:

• o financiador que adianta dinheiro contra a fatura ou conta a receber
• a empresa (ou cliente) que envia a fatura
• e o devedor que é obrigado a pagar a fatura

Uma breve explicação: A conta a receber, associada à fatura de serviços ou mercadorias, funciona como um ativo e confere à empresa o direito legal de cobrar dinheiro do devedor. Uma percentagem dos fundos é então adiantada contra o valor da fatura.

Estudo de caso principal: financiamento de contas a receber

Criadores Virtuais Inc.

Virtual Creators é uma start-up de hardware que busca expandir seus negócios. Esta empresa vende seus produtos em grandes quantidades para varejistas online e físicos. Eles produzem seus produtos em Shenzhen e recentemente mudaram-se para um novo produtor na região. A Virtual Inc não tem nenhuma afiliação anterior com este novo fabricante. Este último não oferece crédito comercial e exige pagamento imediato na chegada da mercadoria ao porto norte-americano.

A Virtual Creators mantém suas margens brutas fixas em 40% no atacado para seus compradores de varejo. Porém, os varejistas não pagam antes do final do período de 60 dias após a obtenção do produto. A Virtual Inc depende do financiamento de recebíveis para gerar o caixa necessário para o pagamento imediato que seu fabricante necessita na chegada da mercadoria ao porto dos EUA.

Soluções para desafios no processo AP

Existem certas medidas que uma empresa pode tomar para agilizar e melhorar seu processo de contas a pagar. Esses incluem:

Gestão de fornecedores

Uma empresa pode simplificar seu processo de contas a pagar identificando e escolhendo bons fornecedores. Bons fornecedores que são eficientes na rapidez com que aceitam pedidos e que oferecem condições de pagamento flexíveis podem ajudar uma empresa a agilizar seu processo de contas a pagar e aumentar seu fluxo de caixa.

A empresa também pode atualizar regularmente seus fornecedores sobre o status de suas faturas e pagamentos. Isso melhora a comunicação com os fornecedores e ajuda a manter um bom relacionamento entre a empresa e os fornecedores.

Automação

A automação fornece uma solução para a maioria dos desafios no processo de contas a pagar. A automação do processo de contas a pagar melhora muito sua precisão, rapidez e qualidade. A automação lida com o problema de faturas perdidas ou pagamentos duplos que fazem uma empresa perder dinheiro e afetam seu fluxo de caixa.

A automação também lida com o problema de entrada manual de dados e registros. Erros associados à entrada manual de dados são eliminados com a automação. A maioria dos softwares de contabilidade oferece entrada digital de dados, como digitalização de faturas e upload para o software. A automação também vem com lembretes de pagamento automatizados que garantem que uma empresa pague seus fornecedores em dia e evite multas e multas por atraso no pagamento.

Automatizar o processo de contas a pagar ajuda as empresas a otimizar seu fluxo de trabalho, que inclui emissão de pedidos de compra, obtenção de aprovações, revisão de faturas de fornecedores e processamento de pagamentos. A automação torna a aprovação de pedidos de compradores e faturas de fornecedores mais rápida, pois pode ser feita com apenas alguns cliques, em vez de ser feita manualmente, o que pode levar horas ou dias. A automação simplifica processos internos complicados e burocráticos. Em essência, portanto, a automação ajuda uma empresa a melhorar a produtividade do seu departamento de contas.

A automação ajuda uma empresa a acompanhar seus pedidos de compra e faturas de fornecedores e a pagar os fornecedores em dia, evitando multas e multas por atraso.

Manutenção de registros digitalizados

Semelhante à automação é a digitalização da manutenção de registros, que pode ajudar a agilizar o processo de contas a pagar. A digitalização da manutenção de registros pode ser alcançada usando software de contabilidade online para manter registros de todas as transações em formato digital. A manutenção de registros digitais também ajuda a empresa a economizar nos custos associados ao armazenamento de registros manuais. Ele também economiza custos ao poupar o tempo envolvido no armazenamento, pesquisa e recuperação de documentos como pedidos de compra e faturas.

Priorizando faturas

Priorizar quais faturas de fornecedores serão pagas primeiro pode ajudar a agilizar o processo de contas a pagar. Isso pode ser feito escolhendo qual fornecedor pagar primeiro, em vez de pagar por ordem de chegada. Toda empresa deve aproveitar os fornecedores que oferecem descontos para pagamento antecipado e garantir que eles sejam pagos primeiro. Isso garante que a empresa deva menos e melhora o fluxo de caixa geral da empresa. Uma empresa também deve priorizar o pagamento de fornecedores que tenham condições de pagamento rígidas e aqueles que cobram multas ou juros por atraso no pagamento. Quando estes são pagos em dia, a empresa evitará pagar mais.

Conclusões

A importância das contas a pagar no balanço patrimonial de qualquer empresa não pode ser negada. Uma boa gestão do processo de contas a pagar é importante para o bom funcionamento de qualquer negócio. Isso porque permite que uma empresa pague contas e faturas pendentes em dia, mantendo assim uma boa relação de crédito com seus fornecedores. Somente quando uma empresa paga suas faturas em dia é que os fornecedores garantirão um fornecimento ininterrupto de bens e serviços à empresa, permitindo assim um fluxo tranquilo de negócios.

Ao melhorar o processo de contas a pagar, uma empresa pode melhorar seu fluxo de caixa e injetar o tão necessário capital de giro no negócio. Fazer pagamentos somente no vencimento ou utilizar adequadamente as condições de crédito fornecidas pelos fornecedores melhora significativamente o fluxo de caixa de uma empresa.

Uma empresa deve monitorar e gerenciar regularmente seus números de contas a pagar. Um elemento aumentado de contas a pagar no balanço patrimonial indica que a empresa está comprando mais bens e serviços a crédito, em vez de pagá-los em dinheiro. Um elemento reduzido de contas a pagar indica que uma empresa está liquidando suas faturas e pagando suas dívidas mais rapidamente do que comprando bens e serviços a crédito. Uma empresa deve, portanto, encontrar um equilíbrio confortável em quanto compra bens e serviços a crédito do que em dinheiro e na rapidez com que paga as suas dívidas, porque este equilíbrio é muito crítico na gestão do fluxo de caixa da empresa. Simplificando, um elemento de contas a pagar reduzido significa que o saldo de caixa da empresa também é reduzido. Por outro lado,

Conforme discutido, o processo de contas a pagar é muito importante para todos os negócios. Portanto, muito investimento precisa ser feito para garantir que o processo seja eficiente e eficaz. A automação torna-se então a pedra angular deste processo para garantir que o processo seja eficiente. A automação reduzirá o tempo e o custo de processamento de pedidos de compra, faturas de fornecedores e pagamentos. Também ajudará a aumentar a eficiência e reduzir erros humanos.

Desafios no processo de contas a paga

As contas a pagar são um elemento-chave no balanço patrimonial de uma empresa. Gerenciar contas a pagar é importante para controlar o fluxo de caixa de uma empresa. Uma empresa que possui um processo de contas a pagar bom e simplificado economiza muito dinheiro ao eliminar ou minimizar taxas de atraso de pagamento, multas e juros. A empresa também economizará dinheiro aproveitando descontos para pagamento antecipado e imediato.

Um processo de contas a pagar bem gerenciado também é importante para uma empresa porque a ajuda a manter um bom relacionamento com seus fornecedores.

Cada processo de negócio tem os seus desafios, e o processo de contas a pagar não tem sido isento de desafios. Alguns dos desafios que afetam o processo de contas a pagar são discutidos abaixo:-

Pedidos ausentes

Uma empresa precisa acompanhar os pedidos de compra que emitiu para seus fornecedores. Pedidos de compra perdidos geralmente levam à emissão de pedidos duplicados e criam espaço para compras não autorizadas. A falha em manter um registro ou acompanhamento dos pedidos de compra torna difícil para as empresas acompanhar os bens e serviços encomendados, bem como os preços acordados com os fornecedores.

Entrada manual de dados

A entrada manual de datas no processo de contas a pagar aumenta as chances de cometer erros e equívocos. O processo de contas a pagar envolve muita entrada de dados, que inclui a inserção de detalhes da fatura do vendedor, a aprovação da fatura e o processamento de pagamentos. Quaisquer erros neste processo podem levar a cálculos e pagamentos incorretos que podem ter um impacto negativo no fluxo de caixa do negócio. A entrada manual de dados desperdiça tempo, especialmente quando se trata de rastrear e corrigir erros.

Processamento lento e ineficiente

A entrada manual de dados e o processamento do processo de contas a pagar são demorados. Ter uma forma lenta e burocrática de processamento, aprovação e liquidação de faturas pode levar a empresa a perder dinheiro por não aproveitar os descontos antecipados. O processo ineficiente de contas a pagar também pode levar a compras não autorizadas que, na verdade, perdem as tão necessárias finanças da empresa.

Registros manuais

Muitas empresas mantêm registros manuais nos processos contábeis. A transação de compra típica produz dois documentos, ou seja, o pedido de compra e a fatura do vendedor. Toda e qualquer compra aumenta os registros de contas a pagar a serem mantidos e mantidos, o que dificulta o rastreamento de documentos. Estes registos manuais também são suscetíveis de perdas ou danos, por exemplo, em caso de incêndio ou inundação.

Gerenciando faturas

Uma empresa que realiza muitas transações achará fácil perder o controle das faturas do vendedor e de suas datas de vencimento. Não ser capaz de rastrear faturas e liquidar prontamente o prazo geralmente prejudica o relacionamento da empresa com seus fornecedores. Uma empresa pode incorrer em custos desnecessários quando perde a confiança do fornecedor, porque esse fornecedor pode não conceder mais condições de pagamento flexíveis à empresa.

Esses são alguns dos desafios que as empresas enfrentam ao lidar com contas a pagar. Alguns destes desafios podem ser resolvidos ou eliminados através da implementação de algumas medidas que serão discutidas a seguir.

Processo de contas a pagar

O processo de contas a pagar é geralmente considerado no ciclo de despesas e compras. O processo é composto por uma série de atividades contábeis essenciais que são necessárias para concluir uma compra, ou seja, desde o momento em que o pedido do cliente é recebido até o momento em que um produto ou serviço é entregue ao cliente. Existem três documentos importantes envolvidos no processo de contas a pagar. São eles o pedido de compra (PO), o relatório de recebimento e a fatura do vendedor.

Explicado de forma simples, o processo começa quando um cliente envia um pedido de compra para a empresa. O pedido de compra indicará os bens ou serviços necessários, a quantidade e os preços. Assim que a empresa receber o pedido de compra, ela preparará os serviços ou mercadorias para envio ao cliente. O cliente, após receber as mercadorias ou serviços, preparará um relatório de recebimento que documenta a remessa e declara quaisquer danos ou discrepâncias nas mercadorias recebidas pelo cliente. A empresa enviará então a sua fatura e solicitará ao cliente o pagamento dos bens ou serviços entregues. O departamento de contabilidade ou contas a pagar relevante do cliente iniciará então o processo de gerenciamento de faturas, que envolve o pagamento do valor da fatura ao fornecedor.

Toda empresa precisa estabelecer um procedimento de contas a pagar bem administrado para evitar erros ou detectá-los quando ocorrerem. Esses procedimentos também podem ser importantes na auditoria, pois fornecerão uma trilha que será usada para rastrear discrepâncias ou erros.

O procedimento de contas a pagar varia de empresa para empresa e também em diferentes setores, mas segue um padrão semelhante, que é o seguinte:

A. Jogo a três

Primeiramente, e ao receber a fatura do vendedor, o departamento de contabilidade fará uma correspondência tripla. Isso é feito comparando os detalhes do pedido de compra com o relatório de recebimento e os detalhes da fatura do vendedor. O objetivo é garantir que os detalhes em todos os três documentos sejam consistentes.

B. Aprovação da fatura

Em segundo lugar, assim que o departamento de contabilidade verificar que de facto os bens e serviços foram encomendados e recebidos pela empresa, a fatura do vendedor será aprovada para pagamento.

C. Discrepâncias

Em terceiro lugar, se houver alguma discrepância nos detalhes contidos no pedido de compra, no relatório de recebimento e na fatura do vendedor, o departamento de contas tentará rastrear a origem da discrepância. Um exemplo de discrepância pode estar na quantidade de mercadorias encomendadas e recebidas.

D. Processamento de pagamento

Por fim, uma vez aprovada a fatura para pagamento ou resolvidas quaisquer discrepâncias, o departamento de contabilidade responsável pelo processamento do pagamento processará o pagamento ao vendedor através dos diversos métodos de pagamento utilizados pela empresa. O pagamento poderá ser feito por meio de cheque ou transferência eletrônica de fundos.

Tipos de Contas a Paga

As contas a pagar são consideradas passivos circulantes ou passivos de curto prazo porque geralmente precisam ser pagas em um curto espaço de tempo. Existem vários tipos ou exemplos de contas a pagar que são discutidos abaixo.

Material de escritório

Muitas empresas compram materiais de papelaria e de escritório a granel e a crédito. Essas empresas geralmente terão seus pedidos de materiais de escritório configurados automaticamente com base na demanda e no uso desses materiais. Como resultado, portanto, estas empresas terão normalmente pagamentos pendentes a efetuar aos seus fornecedores pelos materiais de papelaria e de escritório já entregues.

Despesas de viagem

As grandes empresas que exigem que os seus funcionários viajem frequentemente podem não ter o luxo ou a opção de pagar essas despesas de viagem antecipadamente ou em dinheiro. Essas empresas geralmente terão um departamento responsável por fazer reservas antecipadas de viagens aéreas, aluguel de carros e hospedagem em hotéis. Uma vez concluída a viagem de negócios, a empresa ficará com faturas pendentes a liquidar ou pagar às diferentes agências de viagens que prestaram os serviços. Estas faturas pendentes são tratadas como contas a pagar, uma vez que são obrigações que a empresa tem de liquidar por serviços já consumidos pelo negócio.

Serviço de Limpeza

Muitas empresas contratam ou terceirizam uma empresa externa para fornecer serviços de limpeza e higienização de suas instalações. Essas empresas externas geralmente são pagas periodicamente após terem prestado seus serviços à empresa. Isso deixa o negócio com um passivo pendente a ser liquidado após um curto período de tempo. A empresa geralmente fará pagamentos regulares, semanais ou mensais, à empresa externa por seus serviços. Essas contas pendentes a serem pagas às empresas de limpeza externas são geralmente tratadas como contas a pagar nos livros contábeis da empresa.

Matérias-primas

As empresas que realizam manufatura geralmente precisam de matérias-primas e outros suprimentos relacionados para produzir seus produtos. Estas matérias-primas são normalmente adquiridas em grandes quantidades e, portanto, não podem ser pagas em dinheiro. As empresas comprarão matérias-primas a crédito e em condições de pagamento favoráveis, como 30, 60 ou 90 dias. Até que a empresa efetue o pagamento pelos materiais fornecidos, essas matérias-primas e suprimentos relacionados serão tratados como contas a pagar.

Custos de locação

Algumas empresas dependem fortemente de equipamentos e máquinas que são caros para adquirir antecipadamente. Nesses casos, algumas empresas optarão por alugar esses equipamentos e máquinas. O leasing é considerado uma opção de despesa de capital mais barata. Os pagamentos devidos a um locador são, portanto, tratados como contas a pagar, uma vez que são passivos a liquidar numa data posterior.

Existem muitos outros tipos de contas a pagar que são específicos para diferentes empresas e setores. Outros exemplos de contas a pagar incluem impostos, empréstimos e salários.

Reduzindo a taxa de pagamentos incobráveis

Para qualquer empresa, independente do setor, que aceite contas a receber é importante reduzir constantemente o percentual de contas incobráveis ​​em cada exercício. Cada conta incobrável é retratada como uma perda visível e uma percentagem elevada é um indicador de má gestão.

Existem quatro maneiras de reduzir repetidamente o número de contas incobráveis.

• Principalmente, pode ser necessário realizar uma verificação de crédito em todos os clientes e clientes que desejam fazer uma compra em uma conta a receber posteriormente. Essa verificação pode precisar incluir vários fatores e dependerá da indústria quanto ao risco viável de assumir.

• Além disso, a empresa pode concentrar-se no desempenho passado para determinar a probabilidade de uma conta se tornar duvidosa ou incobrável. Para aqueles que estão em dia com a empresa diretamente, pode não ser necessário realizar uma verificação de crédito.

• Além disso, é prudente acordar uma data de vencimento com o titular da conta que seja bem anterior à data em que a conta se torna oficialmente incobrável. Ao configurar lembretes regulares, você pode aumentar o senso de urgência para pagar ao cliente sem afetar sua liquidez.

• Por fim, é possível configurar desconto para qualquer tipo de conta a receber quando houver dúvida. Ao notificar o titular e oferecer uma redução no preço pelo pagamento atempado, poderá ser possível evitar que parte da conta a receber se torne incobrável.

Como apresentar Contas a Receber

Como apresentar Contas a Receber

Ao comunicar-se com credores, administração, acionistas, investidores ou qualquer outro tipo de parte interessada na empresa, é melhor ter uma estrutura detalhada e claramente definida no que diz respeito a todos os aspectos da empresa, incluindo contas a receber.

Embora um simples cálculo cumulativo de contas a receber indique o rendimento e o fluxo de caixa projetado da empresa e possa ser apresentado desta forma até certo ponto, as contas devem ser detalhadas e estruturadas de forma a apresentá-las da melhor forma.

Mesmo que tais detalhes possam indicar um problema de cobrança ou sazonalidade, o facto de serem conhecidos por si só é benéfico aos olhos das partes interessadas e da gestão.

Apresentando como ativos

A forma mais comum de apresentar as contas a receber é como ativos, o que realmente são. Ter uma conta e uma estrutura detalhadas mostrará claramente tanto a receita atual quanto o fluxo de caixa da empresa, bem como o crescimento previsto e a sazonalidade das vendas e contratos.

Embora tal apresentação não seja tão detalhada, ela não retrata o valor completo da empresa, principalmente quando apresentada com outros ativos.

Apresentando como indicadores

Para os stakeholders, um tipo de apresentação muito mais importante quando se trata de contas a receber é para os seis tipos de KPI que são diretamente afetados por elas.

Como indicadores, as contas a receber não são apresentadas apenas como estruturas singulares, mas também em relação aos passivos e oportunidades que estão diretamente relacionados com elas. Desta forma, podem não só mostrar detalhadamente a saúde atual da empresa e o crescimento projetado, mas também retratar o nível de otimização proporcionado pela gestão e contabilidade.

Termos comuns em financiamento de contas a receber

Coeficiente de solvabilidade

O índice de solvabilidade da empresa que possui ativos significativos em contas a receber é relativamente fácil de calcular utilizando o valor nominal dessas contas, menos as contas de cobrança duvidosa, e somando-os aos demais ativos detidos pela empresa.

Feito isso, todos os ativos devem ser medidos em relação à dívida total da empresa.

Ao utilizar o cálculo D/E (dívida dividida pelo patrimônio líquido) podemos ter uma ideia clara se a empresa é solvente.

Dependendo da taxa de rotatividade da empresa, um rácio adequado pode ser diferente, mas geralmente, as empresas com um rácio inferior a 1 são consideradas solventes, pois possuem mais do que a sua dívida total.

De forma conservadora, uma empresa deve ter pelo menos um índice de solvência inferior a 0,75 para considerar um crescimento saudável.

Taxa de liquidez

Embora a liquidez possa ser medida dentro de qualquer período de tempo, o método aceito é utilizar o ano fiscal atual. Liquidez é a coleção de ativos circulantes reduzida pelo número de passivos circulantes.

Quando se trata de contas a receber, é necessário conciliar essas contas com o lado do passivo no que diz respeito ao período em que o passivo precisa ser liquidado. Isto inclui tanto as despesas correntes como qualquer dívida utilizada como garantia através das contas a receber.

Se tal equilíbrio for impossível, a empresa terá de contrair empréstimos contra contas a receber para cumprir as restrições de tempo das contas a pagar.

Liquidez atual e futura

No lado oposto do espectro de empréstimos, as contas a receber correntes podem ser usadas para passivos futuros previstos que ainda não podem ser considerados como contas a pagar.

Para empresas com contabilidade otimizada e sazonalidade determinada, há um benefício significativo em reter gastos para garantir liquidez futura. Especialmente para pequenas e médias empresas, este tipo de gestão financeira pode ser significativamente mais barato do que qualquer credor poderia oferecer.

Gerenciando contas a receber usadas como garantia ou segurança

Uma vez que as contas a receber são utilizadas como garantia ou segurança, é benéfico para a estabilidade financeira a longo prazo da empresa gerir ativamente a forma como essas contas são geridas e agir o mais rapidamente possível relativamente a quaisquer alterações na qualidade ou cobrabilidade das contas a receber.

Felizmente, tal comportamento é escalável com o tamanho da empresa e os benefícios operacionais gerados por uma gestão diligente superam os custos dessa gestão por uma margem significativa.

Removendo contas duvidosas

Ao utilizar contas a receber em particular como garantia de empréstimos, contas anteriores de boa qualidade podem deteriorar-se devido a circunstâncias fora do controlo da empresa. Isso também pode incluir contas a receber que anteriormente eram de alta qualidade e se tornaram contas de cobrança duvidosa.

Nessas situações, é necessário retirar o mais rápido possível os créditos de liquidação duvidosa da estrutura de contas que constituem o título. Em seguida, estas deverão ser trocadas por novas contas a receber que permitam que o nível de risco seja o mesmo.

Do ponto de vista operacional, é mais fácil gerir um rácio dívida/ativos mais elevado quando se trata de contas a receber de baixo risco do que ter quaisquer passivos ligados a contas de cobrança duvidosa, uma vez que estas podem tornar-se incobráveis.

Listagem como passivo

Todas as contas a receber que sejam dadas como garantia do empréstimo concedido devem ser contabilizadas à direita como passivos. Isso facilitará a visão geral das despesas e não desequilibrará a conta.

Semelhante às contas a pagar e outros tipos de dívidas, estas devem ser apresentadas com notas detalhadas sobre o prazo concedido para o empréstimo.

Com tal abordagem, é certo que qualquer projeção ruim não afetará a conta geral e não impactará as contas a pagar. Isto é essencial para uma boa classificação de crédito e, portanto, para a saúde geral da empresa.

Notas e Descrições

As notas utilizadas para gerar estruturas detalhadas devem ser fornecidas ao credor, bem como a relação entre a dívida e o ativo incluindo apenas a estrutura de contas a receber utilizada.

Dessa forma, é possível obter condições significativamente mais favoráveis ​​na hora de tomar empréstimos e melhorar diretamente a saúde da sua empresa. Mesmo que as contas a receber não sejam de boa qualidade, a projeção adequada do risco mostra ao credor a capacidade da empresa em gerenciar esses riscos e permite condições favoráveis.

Saldo total de contas a receber

Finalmente, todas as contas a receber, incluindo as utilizadas como garantia que são apresentadas no lado do passivo da conta, devem ser equilibradas entre si.

Isso deve ser feito para cada estrutura de contas a receber separadamente, sendo a parcela final constituída por contas de cobrança duvidosa que devem ser, se possível, excluídas de qualquer tipo de utilização quando se trata de empréstimos ou garantias.

O saldo final mostrará o patrimônio projetado da empresa no que diz respeito ao contas a receber e pode ser utilizado como bloco de dados quando outras contas também estiverem sendo balanceadas.

Contas a Receber em Solvência e Liquidez.

Como as contas a receber podem ser utilizadas como ativos nominais pela empresa e facilmente emprestadas contra um valor conhecido e nominal, são um fator importante no que diz respeito à solvência e à liquidez da empresa.

Solvência refere-se à capacidade da empresa de pagar dívidas, custos, investimentos e outros compromissos financeiros de longo prazo. Como esses custos costumam ter um prazo de execução mais longo do que qualquer tipo de conta a receber, é adequado calcular a solvência dessas contas utilizando o seu valor nominal.

Mas, mesmo neste caso, quaisquer créditos de liquidação duvidosa devem ser retirados do cálculo.

Liquidez é a capacidade da empresa de fazer face às despesas de curto prazo, bem como de reagir rapidamente às mudanças do mercado que exigem uma reação financeira. As contas a receber, neste caso, podem vencer após o vencimento desses compromissos e não podem ser utilizadas com o seu valor nominal.

Nesse caso, a liquidez precisa ser calculada de acordo com o credor da empresa para apurar o valor de mercado do contas a receber, que poderá então ser utilizado como garantia ou garantia de empréstimo.

Formas de Contas a Receber

Embora todas as contas a receber sejam semelhantes quando tratadas como ativos da empresa, elas podem assumir diferentes formas dependendo do tipo de empresa e dos serviços prestados.

Diferentes formas tenderão a ter variações no que diz respeito ao prazo de pagamento, às garantias legais de pagamento, bem como ao risco de o ativo se tornar uma conta de liquidação duvidosa.

Existem duas razões principais para tal diferenciação. Principalmente, é para permitir que os credores determinem os termos do empréstimo de dinheiro contra a conta. Aqueles com menor risco e prazos de pagamento mais curtos oferecerão, geralmente, juros mais baratos e menor necessidade de seguro.

Em segundo lugar, o tipo de contas a receber permitirá aos investidores e às partes interessadas determinar melhor o rendimento projectado e, portanto, o lucro da empresa.

Uma empresa com turnaround mais rápido e boa otimização conseguirá apresentar sucesso após um período mais curto, bem como fazer projeções com alto grau de certeza com bastante antecedência. Tudo isso incentiva os investidores a manterem as ações da empresa.

1. Contas e pagamentos pendentes

Este é o tipo de conta a receber mais comum e está presente em qualquer entidade empresarial que aceite pagamento a crédito. Esses pagamentos não são apenas pequenos e apresentam um grau de risco bastante pequeno, mas também são segurados pelo credor do titular da conta.

O risco reduzido e a alta probabilidade de pagamento tornam muito fácil para a empresa utilizar as contas a receber como ativos diretos, transformando-as em garantias ou empréstimos garantidos a baixo custo, se necessário.

Como não são necessárias despesas gerais adicionais para a conta, o custo de fazer negócios através de contas a receber é comparável aos pagamentos diretos da posição da empresa e deve ser utilizado tanto quanto possível.

2. Pagamentos de crédito

A diferença entre contas e pagamentos pendentes e pagamentos de crédito diretos está no credor. Ou seja, ao contrário dos pagamentos que são creditados com mais frequência pelo banco, um pagamento de crédito pode ser creditado diretamente pela empresa.

Esse tipo de pagamento é mais caro porque geralmente é uma quantia maior e precisa ser segurado por uma seguradora terceirizada. Por tais razões, a utilização de pagamentos de crédito diretos como meio de criação de uma conta a receber geralmente inclui algum tipo de juros ou aumento de preço.

Quando devidamente segurado, o pagamento do crédito é tão seguro quanto uma fatura pendente. Porém, esse seguro exige maiores despesas gerais que podem não ser transferíveis para o usuário final. É por isso que tal conta a receber é considerada inferior à primeira.

3. Faturas Periódicas

Dependendo da natureza do produto ou serviço, tal fatura pode ser o melhor tipo de ativo para a empresa ou um importante fator de risco quando se trata de finanças. Qualquer tipo de indústria ou serviço principal pode tratar esses pagamentos como geralmente seguros a longo prazo.

Mas, se as faturas forem de produtos ou serviços não essenciais, apresentarão um alto risco de créditos de liquidação duvidosa. Especificamente, se não houver despesas relacionadas com cancelamentos, as faturas periódicas deverão ser tratadas como arriscadas por defeito.

O principal benefício das faturas periódicas é que elas podem ser estruturadas como um ativo singular com todos os acordos assinados formados como uma conta a receber singular. Como tal, podem ser utilizados como garantia ou vendidos integralmente como dívida, se necessário.

4. Acordos Contratuais Resolvidos

São pagamentos pendentes clássicos e dependem totalmente do tipo de contrato firmado entre o correntista e a empresa. As contas a receber deverão detalhar qualquer tipo de prazo estabelecido em tal contrato e incluir uma avaliação de risco ad hoc.

Mas, se o cumprimento do contrato for aceito pelo titular da conta, esse tipo de conta a receber pode ser utilizado para todos os mesmos fins que os outros tipos.

Diferentes maneiras de usar contas a receber

Usando contas a receber como ativos

Uma vez analisadas, as contas a receber podem ser utilizadas como ativos da mesma forma que o fariam os estoques ou os fundos liquidados. Mas, como não são realizados, não podem ser utilizados como moeda de garantia para cobrir contas a pagar vencidas antes das contas a receber.

Mas o que é possível é usar os ativos como garantia para empréstimos. Como esses empréstimos são considerados garantidos por ativos, o custo e os juros desses instrumentos financeiros serão menores do que os de um empréstimo normal de fluxo de caixa.

Além disso, a utilização ideal de tais ativos pode melhorar os parâmetros de KPI da empresa. Isto não só reduziria ainda mais o custo dos empréstimos e aumentaria a saúde da empresa, mas também aumentaria a confiança dos acionistas e de possíveis investidores.

Usando contas a receber como garantia

Existem duas maneiras de utilizar contas a receber como garantia com seu banco ou outro tipo de provedor de linha de crédito. Dependendo das necessidades da empresa, tanto o equilíbrio simples como a estrutura detalhada podem ser preferíveis.

Para empresas mais pequenas que têm contas a receber bastante homogéneas, pode ser mais fácil equilibrar todas as contas, uma vez que estão com valores nominais de activos e sem investigação adicional. Como tal, podem ser apresentados ao mutuante como garantia e fiança de qualquer empréstimo contraído pela empresa.

A desvantagem disto é que os riscos e o valor do activo serão determinados pelo mutuante e a incerteza do valor devido a empréstimos duvidosos pode resultar numa oferta menor do que seria se as contas fossem detalhadas. Isso pode significar uma taxa de juros mais elevada ou apenas uma fração do valor da conta recebida aceita como garantia.

Caso contrário, é possível criar uma estrutura detalhada das contas a receber e utilizá-las como tal. Como essas estruturas podem ser separadas e utilizadas fracionadamente, elas podem ser muito mais econômicas para empresas que desejam otimizar seus negócios.

Utilizando Fluxo de Caixa

Embora as contas a receber sejam ativos circulantes, elas representam fluxo de caixa futuro. Podem ser utilizados, pelo menos em parte, para conciliar contas a pagar para reduzir o estresse das despesas sobre a liquidez da empresa.

Devido a essa possibilidade, é benéfico para qualquer empresa permitir que clientes ou clientes se tornem titulares de contas a receber sem quaisquer restrições quando se trata de liquidez ou risco.

Porém, é necessário não confiar muito neste método, pois o crédito duvidoso pode formar um efeito cascata e prejudicar a capacidade da empresa de saldar as contas a pagar.

Empréstimo parcelado em contas a receber

Embora só seja possível formar uma linha conservadora ao determinar uma parte das contas a receber a ser utilizada como garantia de um empréstimo, este aspecto do ativo também é propenso a optimização.

Ou seja, se as contas forem estruturadas naquelas com maior e menor risco, é possível alavancar diferentes conjuntos de contas em graus variados.

As contas a receber seguras podem ser aproveitadas em alto grau, sendo 75% confortável para a maioria das pequenas e médias empresas. Mesmo com o risco incluído, tal liquidação não deve colocar em risco uma empresa que de outra forma seria saudável.

As contas a receber inferiores precisariam ser alavancadas como um índice significativamente mais baixo e não deveriam ultrapassar 25% para pequenas e médias empresas.

Finalmente, deve-se evitar que contas duvidosas sejam utilizadas como garantia, mas podem ser resumidas e oferecidas como um pacote a terceiros negociantes de derivativos financeiros. Tal solução pode trazer menos liquidez à empresa, mas sem o risco de aumento do rácio dívida/capital próprio.

Usando como garantia de empréstimo

Contas a receber de alta qualidade, especialmente se confirmadas repetidamente através da sazonalidade, podem ser utilizadas sem serem colocadas diretamente como garantia a um credor ou banco. Em vez disso, podem ser usados ​​como um indicador da capacidade da empresa de pagar qualquer dívida e com prazo conhecido.

O risco de as faturas se tornarem contas de cobrança duvidosa é responsabilidade da empresa, o que significa que a maioria dos bancos e instituições financeiras oferecerá uma melhor taxa de juros sobre a dívida do que com outras utilizações de contas a receber.

Embora o montante global do risco assumido pela empresa aumente desta forma, o custo mais baixo do empréstimo pode compensar enormemente tal decisão se as contas forem devidamente estruturadas e optimizadas.

Categorizando Contas a Receber

Equilibrando contas a receber sobre contas a pagar

As contas a pagar são diamétricas às contas a receber e mostram despesas pendentes que precisam ser pagas antes de uma determinada data. E, da mesma forma que as contas a receber são retratadas no lado do ativo da planilha, as contas a pagar são apresentadas como passivos.

Essas duas listas de contas precisam ser equilibradas entre si de acordo com suas datas de vencimento, caso seja necessária qualquer ação adicional com os ativos. Isto também pode representar um risco operacional quando as contas a pagar vencem antes dos ativos recebidos, o que pode criar uma redução na liquidez da empresa.

Nessa situação, é necessário abrir uma linha de crédito contra o contas a receber para saciar qualquer dívida vencida e manter a empresa em situação regular com liquidez saudável.

Além disso, a diminuição do capital próprio criado entre contas a pagar e a receber indica um risco de contas duvidosas e pode necessitar de ação imediata para garantir operações irrestritas no futuro.

Se a sazonalidade mostrar uma disparidade entre os períodos de maiores despesas e de maiores receitas, é possível otimizar as operações e preparar-se antecipadamente para as diferenças, reduzindo custos no longo prazo.

Criando Estruturas Informadas

Observar os detalhes quando se trata de contas a receber é fundamental para melhor utilizar os recursos avançados do ativo. Uma vez detalhados, é possível criar estruturas informadas com esses dados que mostrarão ainda mais do que um único relato poderia fazer.

A informação que será incorporada ao ativo por padrão é o valor do ativo. Ao contrário de outros tipos de ativos, as contas a receber não diminuem em valor nominal. Com uma contabilidade simples, você pode esperar obter exatamente o valor declarado na conta.

Porém, o valor da conta a receber da empresa não é o valor nominal da conta. Dependendo das linhas de crédito disponíveis para a empresa, bem como do risco de créditos de liquidação duvidosa, o valor real pode ser inferior ou superior ao declarado nominalmente.

Além disso, contas com períodos de carência mais longos estão sujeitas à inflação. Isso deve ser previsto se as contas a pagar forem formadas com períodos de carência mais curtos ou se o estoque precisar ser adquirido com liquidez.

Além disso, conforme mencionado anteriormente, a informação mais importante quando se trata de contas a receber que precisa ser informada são as datas de vencimento do recebimento. A estruturação desses dados permitirá uma visão clara das vendas e do crescimento da empresa, bem como dos lucros esperados.

Os dados e informações do cliente podem ser situacionais dependendo do tipo de empresa, mas são sempre valiosos para um melhor direcionamento. Além disso, um melhor relacionamento com os clientes pode garantir a informação sobre possíveis créditos de liquidação duvidosa.

Esse risco é o ponto final da estrutura e deve ser utilizado para apurar o valor do risco global para o rendimento previsto pela empresa. Essas informações serão cruciais para a contração de empréstimos a longo prazo ou contrair empréstimos contra as contas para obter liquidez.

Evitando contas duvidosas como garantia

Qualquer cliente ou cliente com histórico de não pagamento ou atraso deve ser listado como conta duvidosa, mesmo que o risco seja considerado aceitável.

Embora essas contas possam ser usadas como garantia da mesma forma que qualquer outro ativo, não é recomendado que nenhuma empresa, independentemente da saúde, o faça.

Simplificando, uma empresa com boa liquidez que não corresse o risco de inadimplência nessas contas não deveria precisar tomar empréstimos contra elas e deveria usar meios melhores. E aqueles com má liquidez que utilizaram outros meios correm o risco de sofrer danos adicionais se o activo for utilizado desta forma.

O único cenário viável em que as contas de cobrança duvidosa podem ser utilizadas é para liquidez expressa, como para financiar uma oportunidade que se prevê que seja paga antes do vencimento das contas de cobrança duvidosa. Porém, o risco aumentado é substancial e deve ser evitado, se possível.

Observando as datas de pagamento final

As datas finais de pagamento são a última data antes que uma ação legal contra o titular da conta possa ser tomada. Dependendo da política da empresa e do legislador local, este prazo pode ser de até 90 dias após a data indicada para o titular da conta.

Todas as datas, bem como os pagamentos anteriores, devem ser anotados e calculados entre si. Isto fornecerá informações valiosas sobre a liquidez prevista, o retorno sobre o patrimônio líquido (ROE) projetado, bem como a saúde geral da empresa.

Devem ser anotadas tanto a data fornecida ao titular como a última data legal da conta. Se o prazo primário for quebrado, a conta deve ser vista como duvidosa e tratada como um ativo sob risco aumentado.

Indicadores Financeiros da Empresa: 06 KPI's influenciados pelo contas a receber

Dos 13 indicadores-chave de desempenho estabelecidos para qualquer empresa, as contas a receber têm impacto direto em seis e influenciam indiretamente a saúde geral da empresa. Ao determinar como esses ativos são utilizados e tratados podemos saber se a empresa está crescendo ou tem algum problema que deva ser resolvido.

Os seis KPIs influenciados pelas contas a receber são:

• Capital de giro
• Índice de Liquidez Atual
• Alavancagem financeira
• Rotatividade de estoque
• Fluxo de caixa operacional
• Sazonalidade

A determinação da sazonalidade pode não ser diretamente impactada pelas contas a receber correntes, mas os dados relativos ao número dessas contas constituídas e à proporção de contas incobráveis, bem como quaisquer acordos de longo prazo que indiquem crescimento são importantes tanto para os gestores das empresas como para outros partes interessadas.

Além disso, outros KPI também podem ser afetados pela forma como a empresa trata suas contas a receber. Porém, estas estão mais alinhadas com outras qualidades operacionais da empresa do que com este ativo diretamente.

1. Capital de Giro

Conforme mencionado anteriormente, embora as contas a receber sejam ativos, não podem ser utilizadas diretamente para mensurar o capital de giro e a liquidez da empresa. Mas, acordos de stand-by activo com credores e bancos que utilizam esses activos como títulos e garantias podem ser usados ​​para aumentar rapidamente a liquidez da empresa, se necessário.

Dessa forma, uma parcela pactuada do contas a receber pode ser contabilizada como capital de giro em referência a tal acordo com os credores e indicar maior saúde da empresa.

A desvantagem desta forma de contabilidade é que calcular mal a parte das contas que pode ser retirada ou danificar o multiplicador de capital pode resultar num efeito dominó de despesas que pode sobrecarregar uma empresa com saúde financeira insuficiente.

2. Razão Atual

As contas a receber são mensuradas como ativos, ou seja, aumentam diretamente o índice de liquidez contábil da empresa. Isto segue a norma atual de que tanto os ativos quanto os passivos são calculados se se referirem a um único exercício financeiro ou estiverem no intervalo de um ano a partir da data do cálculo.

Este rácio deverá ser acompanhado das notas sobre a datação de tais activos e passivos, bem como a eventual liquidação através de garantias. Essas informações e instrumentos adicionais permitirão que todas as partes interessadas conheçam tanto a saúde da empresa como as possíveis soluções para eventuais problemas de liquidez.

3. Alavancagem

As contas a receber não são consideradas capital próprio, mas melhoram o multiplicador do capital próprio, aumentando os ativos contabilizados e permitindo que alguns dos passivos sejam financiados a partir de dívida garantida por contas a receber.

Por esta razão, a utilização de tal sistema pode retratar melhor a saúde da empresa e quaisquer questões subjacentes e melhorar o valor das contas se tal informação for necessária para credores e partes interessadas.

4. Rotatividade de estoque

Para empresas fornecedoras de bens, as contas recebidas como ativos são muito mais benéficas do que o estoque permanente. É por isso que pode ser preferível emitir opções de pagamento diversificadas, mesmo que possam estar a afectar a margem de lucro no momento da venda.

As contas a receber são avaliadas pelo valor nominal da conta e não apresentam valor nominal decrescente ao longo do tempo. Por esse motivo, eles são um fator muito melhor para garantir uma linha de crédito ou empréstimo do que qualquer tipo de bem que não inclua metais preciosos , arte ou artefatos históricos.

5. Fluxo de Caixa Operacional

A aplicação do contas a receber no fluxo de caixa da empresa pode ser dupla.

Principalmente, existe o fluxo de caixa esperado fornecido pelas faturas pagas em algum momento. Se você sabe que haverá um fluxo de caixa devido às suas contas a receber durante um determinado período, você pode planejar isso.

Além disso, tomar empréstimos contra contas a receber significa que você pode garantir as operações correntes sem influenciar o patrimônio ou prejudicar sua posição perante os credores.

Esta opção pode ser problemática se for utilizada indevidamente, uma vez que as contas incobráveis ​​podem criar uma crise de fluxo de caixa e prejudicar as operações regulares se forem utilizadas excessivamente ou se houver um aumento imprevisto de faturas incobráveis.

6. Sazonalidade

As contas a receber são uma das melhores formas de especificar a sazonalidade da sua empresa. Como você permite que as compras sejam feitas a crédito ou com outras formas de pagamento atrasado, você pode ter uma ideia muito mais clara de quando seus produtos ou serviços são mais procurados.

Isso permite que gestores e investidores saibam quando a empresa poderá precisar de um estoque ampliado ou se as vendas podem ser otimizadas para aumentar os lucros e reduzir despesas.

Compreendendo a natureza da AR – Definição

As contas a receber são contabilizadas como ativo circulante quando se trata de equilibrar o balanço da empresa com o passivo. Como tanto estes activos como os passivos por custos assumidos pela empresa não são imediatos, há uma razão para incluir ambos na projecção do rendimento e do lucro da empresa.

Mas, quando tal saldo é apresentado, um problema que surge com as contas a receber é que estas podem tornar-se incobráveis ​​se o destinatário da fatura enviada não for capaz de pagar pelos bens e serviços fornecidos.

Nessas ocasiões, as contas a receber não são retiradas da lista de ativos, mas sim uma nova linha é adicionada à lista de passivos que anularia as despesas incorridas com o fornecimento do produto.

Como as despesas da empresa podem não incluir alguns dos itens faturados, é possível que o passivo criado pelas contas incobráveis ​​seja inferior ao valor alavancado na conta pendente.

Por outro lado, se as contas a receber forem utilizadas como títulos e tiverem outras responsabilidades a elas associadas, podem incluir custos acrescidos de não pagamento. Principalmente, esses custos podem incluir tempo e juros pagos pela empresa, mas também podem incluir quaisquer honorários advocatícios que devem ser observados como relacionados à responsabilidade da conta a receber não cobrada.