Processo de contas a pagar

O processo de contas a pagar é geralmente considerado no ciclo de despesas e compras. O processo é composto por uma série de atividades contábeis essenciais que são necessárias para concluir uma compra, ou seja, desde o momento em que o pedido do cliente é recebido até o momento em que um produto ou serviço é entregue ao cliente. Existem três documentos importantes envolvidos no processo de contas a pagar. São eles o pedido de compra (PO), o relatório de recebimento e a fatura do vendedor.

Explicado de forma simples, o processo começa quando um cliente envia um pedido de compra para a empresa. O pedido de compra indicará os bens ou serviços necessários, a quantidade e os preços. Assim que a empresa receber o pedido de compra, ela preparará os serviços ou mercadorias para envio ao cliente. O cliente, após receber as mercadorias ou serviços, preparará um relatório de recebimento que documenta a remessa e declara quaisquer danos ou discrepâncias nas mercadorias recebidas pelo cliente. A empresa enviará então a sua fatura e solicitará ao cliente o pagamento dos bens ou serviços entregues. O departamento de contabilidade ou contas a pagar relevante do cliente iniciará então o processo de gerenciamento de faturas, que envolve o pagamento do valor da fatura ao fornecedor.

Toda empresa precisa estabelecer um procedimento de contas a pagar bem administrado para evitar erros ou detectá-los quando ocorrerem. Esses procedimentos também podem ser importantes na auditoria, pois fornecerão uma trilha que será usada para rastrear discrepâncias ou erros.

O procedimento de contas a pagar varia de empresa para empresa e também em diferentes setores, mas segue um padrão semelhante, que é o seguinte:

A. Jogo a três

Primeiramente, e ao receber a fatura do vendedor, o departamento de contabilidade fará uma correspondência tripla. Isso é feito comparando os detalhes do pedido de compra com o relatório de recebimento e os detalhes da fatura do vendedor. O objetivo é garantir que os detalhes em todos os três documentos sejam consistentes.

B. Aprovação da fatura

Em segundo lugar, assim que o departamento de contabilidade verificar que de facto os bens e serviços foram encomendados e recebidos pela empresa, a fatura do vendedor será aprovada para pagamento.

C. Discrepâncias

Em terceiro lugar, se houver alguma discrepância nos detalhes contidos no pedido de compra, no relatório de recebimento e na fatura do vendedor, o departamento de contas tentará rastrear a origem da discrepância. Um exemplo de discrepância pode estar na quantidade de mercadorias encomendadas e recebidas.

D. Processamento de pagamento

Por fim, uma vez aprovada a fatura para pagamento ou resolvidas quaisquer discrepâncias, o departamento de contabilidade responsável pelo processamento do pagamento processará o pagamento ao vendedor através dos diversos métodos de pagamento utilizados pela empresa. O pagamento poderá ser feito por meio de cheque ou transferência eletrônica de fundos.