Soluções para desafios no processo AP

Existem certas medidas que uma empresa pode tomar para agilizar e melhorar seu processo de contas a pagar. Esses incluem:

Gestão de fornecedores

Uma empresa pode simplificar seu processo de contas a pagar identificando e escolhendo bons fornecedores. Bons fornecedores que são eficientes na rapidez com que aceitam pedidos e que oferecem condições de pagamento flexíveis podem ajudar uma empresa a agilizar seu processo de contas a pagar e aumentar seu fluxo de caixa.

A empresa também pode atualizar regularmente seus fornecedores sobre o status de suas faturas e pagamentos. Isso melhora a comunicação com os fornecedores e ajuda a manter um bom relacionamento entre a empresa e os fornecedores.

Automação

A automação fornece uma solução para a maioria dos desafios no processo de contas a pagar. A automação do processo de contas a pagar melhora muito sua precisão, rapidez e qualidade. A automação lida com o problema de faturas perdidas ou pagamentos duplos que fazem uma empresa perder dinheiro e afetam seu fluxo de caixa.

A automação também lida com o problema de entrada manual de dados e registros. Erros associados à entrada manual de dados são eliminados com a automação. A maioria dos softwares de contabilidade oferece entrada digital de dados, como digitalização de faturas e upload para o software. A automação também vem com lembretes de pagamento automatizados que garantem que uma empresa pague seus fornecedores em dia e evite multas e multas por atraso no pagamento.

Automatizar o processo de contas a pagar ajuda as empresas a otimizar seu fluxo de trabalho, que inclui emissão de pedidos de compra, obtenção de aprovações, revisão de faturas de fornecedores e processamento de pagamentos. A automação torna a aprovação de pedidos de compradores e faturas de fornecedores mais rápida, pois pode ser feita com apenas alguns cliques, em vez de ser feita manualmente, o que pode levar horas ou dias. A automação simplifica processos internos complicados e burocráticos. Em essência, portanto, a automação ajuda uma empresa a melhorar a produtividade do seu departamento de contas.

A automação ajuda uma empresa a acompanhar seus pedidos de compra e faturas de fornecedores e a pagar os fornecedores em dia, evitando multas e multas por atraso.

Manutenção de registros digitalizados

Semelhante à automação é a digitalização da manutenção de registros, que pode ajudar a agilizar o processo de contas a pagar. A digitalização da manutenção de registros pode ser alcançada usando software de contabilidade online para manter registros de todas as transações em formato digital. A manutenção de registros digitais também ajuda a empresa a economizar nos custos associados ao armazenamento de registros manuais. Ele também economiza custos ao poupar o tempo envolvido no armazenamento, pesquisa e recuperação de documentos como pedidos de compra e faturas.

Priorizando faturas

Priorizar quais faturas de fornecedores serão pagas primeiro pode ajudar a agilizar o processo de contas a pagar. Isso pode ser feito escolhendo qual fornecedor pagar primeiro, em vez de pagar por ordem de chegada. Toda empresa deve aproveitar os fornecedores que oferecem descontos para pagamento antecipado e garantir que eles sejam pagos primeiro. Isso garante que a empresa deva menos e melhora o fluxo de caixa geral da empresa. Uma empresa também deve priorizar o pagamento de fornecedores que tenham condições de pagamento rígidas e aqueles que cobram multas ou juros por atraso no pagamento. Quando estes são pagos em dia, a empresa evitará pagar mais.

Conclusões

A importância das contas a pagar no balanço patrimonial de qualquer empresa não pode ser negada. Uma boa gestão do processo de contas a pagar é importante para o bom funcionamento de qualquer negócio. Isso porque permite que uma empresa pague contas e faturas pendentes em dia, mantendo assim uma boa relação de crédito com seus fornecedores. Somente quando uma empresa paga suas faturas em dia é que os fornecedores garantirão um fornecimento ininterrupto de bens e serviços à empresa, permitindo assim um fluxo tranquilo de negócios.

Ao melhorar o processo de contas a pagar, uma empresa pode melhorar seu fluxo de caixa e injetar o tão necessário capital de giro no negócio. Fazer pagamentos somente no vencimento ou utilizar adequadamente as condições de crédito fornecidas pelos fornecedores melhora significativamente o fluxo de caixa de uma empresa.

Uma empresa deve monitorar e gerenciar regularmente seus números de contas a pagar. Um elemento aumentado de contas a pagar no balanço patrimonial indica que a empresa está comprando mais bens e serviços a crédito, em vez de pagá-los em dinheiro. Um elemento reduzido de contas a pagar indica que uma empresa está liquidando suas faturas e pagando suas dívidas mais rapidamente do que comprando bens e serviços a crédito. Uma empresa deve, portanto, encontrar um equilíbrio confortável em quanto compra bens e serviços a crédito do que em dinheiro e na rapidez com que paga as suas dívidas, porque este equilíbrio é muito crítico na gestão do fluxo de caixa da empresa. Simplificando, um elemento de contas a pagar reduzido significa que o saldo de caixa da empresa também é reduzido. Por outro lado,

Conforme discutido, o processo de contas a pagar é muito importante para todos os negócios. Portanto, muito investimento precisa ser feito para garantir que o processo seja eficiente e eficaz. A automação torna-se então a pedra angular deste processo para garantir que o processo seja eficiente. A automação reduzirá o tempo e o custo de processamento de pedidos de compra, faturas de fornecedores e pagamentos. Também ajudará a aumentar a eficiência e reduzir erros humanos.

Desafios no processo de contas a paga

As contas a pagar são um elemento-chave no balanço patrimonial de uma empresa. Gerenciar contas a pagar é importante para controlar o fluxo de caixa de uma empresa. Uma empresa que possui um processo de contas a pagar bom e simplificado economiza muito dinheiro ao eliminar ou minimizar taxas de atraso de pagamento, multas e juros. A empresa também economizará dinheiro aproveitando descontos para pagamento antecipado e imediato.

Um processo de contas a pagar bem gerenciado também é importante para uma empresa porque a ajuda a manter um bom relacionamento com seus fornecedores.

Cada processo de negócio tem os seus desafios, e o processo de contas a pagar não tem sido isento de desafios. Alguns dos desafios que afetam o processo de contas a pagar são discutidos abaixo:-

Pedidos ausentes

Uma empresa precisa acompanhar os pedidos de compra que emitiu para seus fornecedores. Pedidos de compra perdidos geralmente levam à emissão de pedidos duplicados e criam espaço para compras não autorizadas. A falha em manter um registro ou acompanhamento dos pedidos de compra torna difícil para as empresas acompanhar os bens e serviços encomendados, bem como os preços acordados com os fornecedores.

Entrada manual de dados

A entrada manual de datas no processo de contas a pagar aumenta as chances de cometer erros e equívocos. O processo de contas a pagar envolve muita entrada de dados, que inclui a inserção de detalhes da fatura do vendedor, a aprovação da fatura e o processamento de pagamentos. Quaisquer erros neste processo podem levar a cálculos e pagamentos incorretos que podem ter um impacto negativo no fluxo de caixa do negócio. A entrada manual de dados desperdiça tempo, especialmente quando se trata de rastrear e corrigir erros.

Processamento lento e ineficiente

A entrada manual de dados e o processamento do processo de contas a pagar são demorados. Ter uma forma lenta e burocrática de processamento, aprovação e liquidação de faturas pode levar a empresa a perder dinheiro por não aproveitar os descontos antecipados. O processo ineficiente de contas a pagar também pode levar a compras não autorizadas que, na verdade, perdem as tão necessárias finanças da empresa.

Registros manuais

Muitas empresas mantêm registros manuais nos processos contábeis. A transação de compra típica produz dois documentos, ou seja, o pedido de compra e a fatura do vendedor. Toda e qualquer compra aumenta os registros de contas a pagar a serem mantidos e mantidos, o que dificulta o rastreamento de documentos. Estes registos manuais também são suscetíveis de perdas ou danos, por exemplo, em caso de incêndio ou inundação.

Gerenciando faturas

Uma empresa que realiza muitas transações achará fácil perder o controle das faturas do vendedor e de suas datas de vencimento. Não ser capaz de rastrear faturas e liquidar prontamente o prazo geralmente prejudica o relacionamento da empresa com seus fornecedores. Uma empresa pode incorrer em custos desnecessários quando perde a confiança do fornecedor, porque esse fornecedor pode não conceder mais condições de pagamento flexíveis à empresa.

Esses são alguns dos desafios que as empresas enfrentam ao lidar com contas a pagar. Alguns destes desafios podem ser resolvidos ou eliminados através da implementação de algumas medidas que serão discutidas a seguir.

Processo de contas a pagar

O processo de contas a pagar é geralmente considerado no ciclo de despesas e compras. O processo é composto por uma série de atividades contábeis essenciais que são necessárias para concluir uma compra, ou seja, desde o momento em que o pedido do cliente é recebido até o momento em que um produto ou serviço é entregue ao cliente. Existem três documentos importantes envolvidos no processo de contas a pagar. São eles o pedido de compra (PO), o relatório de recebimento e a fatura do vendedor.

Explicado de forma simples, o processo começa quando um cliente envia um pedido de compra para a empresa. O pedido de compra indicará os bens ou serviços necessários, a quantidade e os preços. Assim que a empresa receber o pedido de compra, ela preparará os serviços ou mercadorias para envio ao cliente. O cliente, após receber as mercadorias ou serviços, preparará um relatório de recebimento que documenta a remessa e declara quaisquer danos ou discrepâncias nas mercadorias recebidas pelo cliente. A empresa enviará então a sua fatura e solicitará ao cliente o pagamento dos bens ou serviços entregues. O departamento de contabilidade ou contas a pagar relevante do cliente iniciará então o processo de gerenciamento de faturas, que envolve o pagamento do valor da fatura ao fornecedor.

Toda empresa precisa estabelecer um procedimento de contas a pagar bem administrado para evitar erros ou detectá-los quando ocorrerem. Esses procedimentos também podem ser importantes na auditoria, pois fornecerão uma trilha que será usada para rastrear discrepâncias ou erros.

O procedimento de contas a pagar varia de empresa para empresa e também em diferentes setores, mas segue um padrão semelhante, que é o seguinte:

A. Jogo a três

Primeiramente, e ao receber a fatura do vendedor, o departamento de contabilidade fará uma correspondência tripla. Isso é feito comparando os detalhes do pedido de compra com o relatório de recebimento e os detalhes da fatura do vendedor. O objetivo é garantir que os detalhes em todos os três documentos sejam consistentes.

B. Aprovação da fatura

Em segundo lugar, assim que o departamento de contabilidade verificar que de facto os bens e serviços foram encomendados e recebidos pela empresa, a fatura do vendedor será aprovada para pagamento.

C. Discrepâncias

Em terceiro lugar, se houver alguma discrepância nos detalhes contidos no pedido de compra, no relatório de recebimento e na fatura do vendedor, o departamento de contas tentará rastrear a origem da discrepância. Um exemplo de discrepância pode estar na quantidade de mercadorias encomendadas e recebidas.

D. Processamento de pagamento

Por fim, uma vez aprovada a fatura para pagamento ou resolvidas quaisquer discrepâncias, o departamento de contabilidade responsável pelo processamento do pagamento processará o pagamento ao vendedor através dos diversos métodos de pagamento utilizados pela empresa. O pagamento poderá ser feito por meio de cheque ou transferência eletrônica de fundos.

Tipos de Contas a Paga

As contas a pagar são consideradas passivos circulantes ou passivos de curto prazo porque geralmente precisam ser pagas em um curto espaço de tempo. Existem vários tipos ou exemplos de contas a pagar que são discutidos abaixo.

Material de escritório

Muitas empresas compram materiais de papelaria e de escritório a granel e a crédito. Essas empresas geralmente terão seus pedidos de materiais de escritório configurados automaticamente com base na demanda e no uso desses materiais. Como resultado, portanto, estas empresas terão normalmente pagamentos pendentes a efetuar aos seus fornecedores pelos materiais de papelaria e de escritório já entregues.

Despesas de viagem

As grandes empresas que exigem que os seus funcionários viajem frequentemente podem não ter o luxo ou a opção de pagar essas despesas de viagem antecipadamente ou em dinheiro. Essas empresas geralmente terão um departamento responsável por fazer reservas antecipadas de viagens aéreas, aluguel de carros e hospedagem em hotéis. Uma vez concluída a viagem de negócios, a empresa ficará com faturas pendentes a liquidar ou pagar às diferentes agências de viagens que prestaram os serviços. Estas faturas pendentes são tratadas como contas a pagar, uma vez que são obrigações que a empresa tem de liquidar por serviços já consumidos pelo negócio.

Serviço de Limpeza

Muitas empresas contratam ou terceirizam uma empresa externa para fornecer serviços de limpeza e higienização de suas instalações. Essas empresas externas geralmente são pagas periodicamente após terem prestado seus serviços à empresa. Isso deixa o negócio com um passivo pendente a ser liquidado após um curto período de tempo. A empresa geralmente fará pagamentos regulares, semanais ou mensais, à empresa externa por seus serviços. Essas contas pendentes a serem pagas às empresas de limpeza externas são geralmente tratadas como contas a pagar nos livros contábeis da empresa.

Matérias-primas

As empresas que realizam manufatura geralmente precisam de matérias-primas e outros suprimentos relacionados para produzir seus produtos. Estas matérias-primas são normalmente adquiridas em grandes quantidades e, portanto, não podem ser pagas em dinheiro. As empresas comprarão matérias-primas a crédito e em condições de pagamento favoráveis, como 30, 60 ou 90 dias. Até que a empresa efetue o pagamento pelos materiais fornecidos, essas matérias-primas e suprimentos relacionados serão tratados como contas a pagar.

Custos de locação

Algumas empresas dependem fortemente de equipamentos e máquinas que são caros para adquirir antecipadamente. Nesses casos, algumas empresas optarão por alugar esses equipamentos e máquinas. O leasing é considerado uma opção de despesa de capital mais barata. Os pagamentos devidos a um locador são, portanto, tratados como contas a pagar, uma vez que são passivos a liquidar numa data posterior.

Existem muitos outros tipos de contas a pagar que são específicos para diferentes empresas e setores. Outros exemplos de contas a pagar incluem impostos, empréstimos e salários.